30 dicas essenciais para o planejamento de um casamento

Ao planejar seu casamento, há coisas que são agradáveis para saber… outras nem tanto.
Então, há coisas que você precisa saber – o conselho tão essencial é que qualquer noiva deve ter a sorte de planejar em detalhes para não “descobrir ou chorar erros depois”
Se você ouvir: “Estou tão feliz que alguém me disse isso!”
… Você fica se perguntando se há foi algo que você pode ter esquecido (mesmo se você achava que tinha tudo sob controle), confira então os nossos segredos indispensáveis no planejamento de seu casamento.

1. Os convidados em primeiro lugar
Obter um controle sobre o número aproximado de pessoas que você vai convidar antes de estabelecer o local. Isto irá assegurar que há um amplo espaço para todos. Como regra geral, para permitir que 25 a 30 metros quadrados por pessoa. Isso pode parecer muito, mas não é se você contar o espaço que você precisa para as mesas, cadeiras, movimento dos garçons, da banda, da pista de dança… ou outra coisa que precisará.

Comece sua lista de convidados do casamento cedo.

2. Investigar todas as restrições de datas para o casamento
Saber de antemão se a data de casamento que você gostaria cai no mesmo dia em que vai acontecer nas proximidades uma grande conferência, um evento de caridade, uma caminhada que fechará ruas, ou outro evento que poderia afetar o tráfego e ainda a disponibilidade de quartos dos hotéis…

Verifique calendários diversos para definir a data e evitar conflitos.

3. Ouça a Mãe Natureza
Preste toda a atenção possível na estação em aborrecimentos em potencial, sobre a possibilidades de um tempo ruim. Nem uma nem duas festas, foram as que os convidados hóspedes tiveram que correr de tendas no verão quentíssimas, outras vezes mal aquecidos em invernos… As recepções de rua com uma infinidade de insetos (mosquitos, cigarras, moscas, etc) também faz convidados pularem fora, em determinadas áreas durante determinadas épocas do ano. Considere contratar tratamentos de controle de pragas para aliviar o problema ou/e inclusive lembrar de deixar repelentes em toaletes como cuidado aos convidados - existem formas de colocar produtos como citronela ou similares borrifados no ambiente previamente (cuide os cheiros também). Se você fizer em ambiente interno, certifique-se e confira a climatização (considere que lotado aquece consideravelmente). E se você quiser uma cerimônia ao sol, certifique-se de que o tempo tem muitas chances de dar certo e tenha o plano “b” em mente.

Cuide o horário,  previna-se das possibilidades do tempo e do local.

4. Verifique e otimize suas finanças
Tire proveito do alto custo dos casamentos e se inscreva em um cartão de crédito com programa de recompensas. Se ele lhe dá milhas aéreas ou grandes ofertas de compras, consolide todas as compras do casamento e relacionadas a este cartão, assim as despesas vão ajudar a acumular milhares de pontos e recompensas (que poderia ser utilizado até para sua lua de mel).

Aproveite oportunidades e ofertas, negocie.

5. “Pay It forward” – Corrente do Bem
Deixe um vendedor levá-lo para outro… Aproveite as indicações de quem contratar para novas oportunidades nos serviços e/ou produtos necessários.  O seu fotógrafo de casamento pode lhe dizer que as flores do florista realmente são as melhores, e seu cerimonialista deve saber qual a banda atual e boa que embala as pistas de dança….

Use a corrente do bem – as pessoas gostam de ajudar.

6. Reavalie sua lista
Sabes qual a maneira mais fácil de diminuir seu orçamento do casamento? Cortar sua lista de convidados.
Lembre-se que mais da metade de suas despesas do casamento vão na alimentação e bebida para os convidados. É lógico que uma lista menor diminui também em serviços. Se, por exemplo, está custando R$ 100,00 por pessoa, eliminando uma mesa de 10 pessoas você pode economizar R$ 1.000,00.

Faça sua lista em três níveis – indispensáveis – muito próximos – menos próximos.

7. Peça e você poderá receber
Pedir uma hora extra para garçom ou para a banda tocar 15 minutos a mais ou para tocar “Frank Sinatra”…  Um docinho a mais, o estacionamento sem custos… etc. Mas faça isso antes de você assinar o contrato.  A maioria dos fornecedores preferem fornecer mimos a perder contratos, além do que isso já é previsto por eles. Mais tarde, na hora do pagamento ou do evento fica mais difícil pedir qualquer coisa não prevista.

Prestadores de serviços gostam de agradar

8. Faça um Plano de Alimentação
Outra despesa imprevista? Sim, você contrata uma equipe e eles acreditam que você vai alimentá-los.
Ao contratar a alimentação, veja quantas pessoas da equipe de trabalho irá se alimentar  e  certifique-se que você não é obrigado a servir a mesma refeição a seus fornecedores que serve aos convidados. Caso contrário, você pode estar pagando por 20 ou mais caudas de lagosta adicionais. Então, estabeleça um cardápio alternativo e sala de servir para eles  (óbvio que igualmente saudável e com sabor). Você terá que avisar com alguns dias de antecedência e informar exatamente quantos serão os fornecedores e a estes dizer que receberão um serviço especial de alimentação. Não esqueça de de fotógrafos,  assistentes de fotografia e filmadores músicos, etc.

Além de ser econômico para você, servir algo especial, quente e com hora marcada agrada fornecedores.

9. Tenha a organização focada
Estabeleça uma caixa ou um fichário para compilar todas as suas correspondências com fornecedores, notas que você faz durante as reuniões, fotos ou folhas avulsas de revistas ou folhetos e cartões que você recebe dos vendedores – Assim como todos os arquivos e imagens virtuais – devem estar em um arquivo exclusivo e com identificações.  Configure um endereço de e-mail especial dedicado ao seu casamento, faça uma planilha com as lojas e fornecedores importantes e tenha também os seus números em seu telefone celular.

Aproxime-se do que quer e precisa ter consigo

10. Lembre de ter garçons para atender necessidades e servir plenamente
Normalmente, você precisa de um bartender para cada 50 pessoas para manter uma linha de bom atendimento. Mas se você está servindo um coquetel exclusivo que não pode ser feito antes do tempo (ou em grandes quantidades), considere a adição de mais  servidores extras designados para essa tarefa.

Se servir – sirva bem

11. Deixe algum dinheiro em sua carteira
Seu orçamento do casamento deve seguir esta fórmula: 48 a 50 por cento do orçamento total para recepção; 8 a 10 por cento para as flores; 8 a 10 por cento para trajes, de 8 a 10 por cento para o entretenimento/música, de 10 a 12 por cento para a foto/vídeo; 2 a 3 por cento para convites, 2 a 3 por cento para os presentes, e 8 por cento para diversos itens, como um coordenador do casamento. É essencial para alocar um extra de 5 a 10 por cento do seu dinheiro para despesas de surpresa, como a impressão adicional de convites por causa dos erros, as necessidades de adaptação adicionais, guarda-sóis para um dia chuvoso, e fitas para os programas de casamento, etc.

Um orçamento interativo permite que você adicione seus próprios itens.

12. Não tenha medo de perguntar
Seus fornecedores de casamento devem ser confiáveis e  especialistas para atuarem durante o processo de planejamento. Ao trabalhar com eles, você deve se sentir livre para realmente explorar o que você quer – talvez esteja querendo  servir um lanche no fim  da noite..  Fazer um curso… Ou fazer uma sessão de retratos de noiva, em vez de uma sessão de noivado… Não importa, você deve se sentir muito a vontade com eles para ter uma conversa honesta sobre o que você quer. O trabalho deles será o de dizer o que você pode e não pode fazer em relação ao trabalho que dará e quanto vai influenciar no seu orçamento do casamento.

Respostas certas lhe darão o poder de decisão

13. Abra a mente para uma Data interessante
Às vezes, o planejamento de última hora pode até trabalhar a seu favor. Quanto mais perto da data, mais poder de barganha você tem. Uma vez que a maioria das pessoas reservam tudo para seus casamento com pelo menos seis meses de antecedência, em datas mais justas, como em dois meses antes de seu, seria um tempo interessante que  pode poupar até 25 por cento. Por exemplo… Todos privilegiam sábados e as casas de festas, igrejas, etc. são mais concorridas e mais caras – se optar por uma sexta-feira eles terão disponibilidade e abraçarão  a ideia como lucro extra cobrando muito menos.

Sexta-feira e domingo, os casamentos devem custar cerca de 30 por cento menos do que casamentos sábado.

14. Administre o Correio e/ou a entrega de convites
Claro que você quer os selos perfeitos para seus convites do casamento. Mas nem todos os selos são amplamente disponíveis em cada estação nos correios, especialmente em grandes quantidades. Salve-se desta interferência visual pensando em alternativas de entrega. Pode fazer o convite online, com entrega personalizada em sistemas de entregadores (moto, bici e outros). E, se for pelo correio, não se esqueça de pesar o seu convite e todos os produtos de papel adicionais antes de enviá-los, assim você pode anexar a quantidade certa de postagem. Pergunte ainda sobre a necessidade de franquia adicional para envelopes de forma estranha ou diferente.

Planejar o envio e entrega antes de fazer o layout do convite

15. Prepare-se para as Rejeições
Normalmente, a regra, é que cerca de 30 por cento das pessoas que você convidar não poderá comparecer. Naturalmente, isso depende do local de seu casamento (casamentos do longo destino são mais difíceis de atender), quantos são de mais longe e estão na sua lista, e o momento do evento (algumas pessoas podem ter tirado férias ou ter seus planos anuais de verão). Por outro lado, você acha que todo mundo deve aceitar – afinal, seu casamento vai ser a festa mais imperdível do ano!

Faça um esquema forte de confirmação para cortar o número de pessoas que não vão comparecer 

16. Estabeleça o que será feito com as Crianças
Você tem quatro opções: Você pode receber as crianças com os braços abertos – Você pode optar por ter um “apenas adultos” de forma sutil no convite ou em um telefonema de confirmação – Você pode incluir a família imediata apenas – Ou, você pode contratar um serviço de recreação para prestar cuidados, quer no espaço da recepção, como em um quarto ou local especial do hotel ou ainda na casa de um membro da família. Para evitar ferir sentimentos, é prudente evitar que algumas famílias tragam as crianças, excluindo outras (a não ser, é claro, as crianças estão na sua festa de casamento).

Trate com tranquilidade sua decisão sobre as crianças com os convidados

17. Priorize em ordem seus convidados
Monte sua lista de convidados com os “níveis de prioridade”. Coloque as duas famílias em primeiro lugar, em seguida os melhores amigos no topo da lista, siga com tias, tios, primos e amigos próximos que você não poderia imaginar não estar lá. De acordo com isso, lista de amigos dos seus pais, vizinhos, colegas de trabalho e assim por diante. Se você precisar fazer alguns cortes, comece de baixo até chegar ao seu número ideal.

Algumas pessoas são indispensáveis outras são coadjuvantes.

18. Dê um passo de cada vez
Montar um cronograma de planejamento do casamento e fazer as coisas, uma a uma, em uma ordem lógica, para que você não faça muito, rápido e acabe com uma bola de neve ao seu redor e/ou perca oportunidade de conhecer melhores alternativas. Não contrate qualquer fornecedor antes de confirmar a sua data, não projete seu bolo antes de imaginar suas flores, e não reserve a banda antes de ter resolvido o espaço.

Estabeleça prioridades – um passo por vez

19. Montando as mesas e priorizando os lugares
Se a sua lista de convidados está “rebentando as costuras”, avalie como se fosse um cenário. Faça um mapa de assentos falsos em sua mente e imagine que o seu único amigo se senta nele. Se é uma mesa de casais (ele estará fora) ou se é uma mesa de solteiros e ali ele não conhece ninguém?? Considere quebrar as regras. Se perguntarem por que você não está permitindo que amigos solteiros se juntem aos convidados casados… se há restrições de tamanho de mesas ou se seus pais fizeram a tal  ’interminável lista de convidados traga seu cerimonialista para ter sempre boas mentiras brancas na montagem das mesas.

Trabalhe junto ao cerimonialista para nomear as pessoas e compor as mesas – Lembre: todos  estarão ali para prestigiar você

20. Quartos de libertação
Assim que você escolheu uma data, comece a olhar para os hotéis em uma ampla variedade de pontos de valores. Muitos hotéis permitem reservar quartos para hóspedes com valores especiais e taxa reduzida para convidados de um casamento. Você pode, depois, liberar quaisquer quartos não reservados até um mês antes de seu casamento, ao ter as confirmações. Se entrar em contato com os hotéis e eles insistirem em contratos com multas de cancelamento, basta dizer que não – você não pode ser responsável por quartos que você não vai usar.

Reserve com antecedência – firme valores especiais e na confirmação dos convidados – formalize o numero exato de reservas.

21. Cuide para todos darem  informações precisas – Direcções
Certifique-se que os convidados saibam onde eles estão indo. Tão fácil como são de usar os programas de mapa on-line, às vezes, as indicações são dadas erradas – ou então, há uma rota mais rápida, menos tráfego propenso a tomar. Pergunte ao seu cerimonialista que veja nos locais de recepção detalhes para impressões de instruções de direção recomendadas, mantenha esses “mapas disponíveis” e também teste as rotas para ver se serão eficazes. Importante deixar junto a estas informacoes alguns endereços como: farmácias, lojas de conveniência, praças, hospitais, etc…

Inclua no informativo aos convidados os números de telefone dos familiares e do cerimonialista.

22. Manter uma trilha de confirmação formalizada
Obter quaisquer alterações fora do padrão para seus acordos por escrito ou enviar ao fornecedor um email de confirmação, dizendo: “Olá, só confirmando que você vai manter o local aberto até às 02:00 ao invés da meia-noite.” Não tome qualquer um por sua palavra – no momento em que o grande dia rolar e seu contato estará comprometido.

É lógico que o cerimonialista estará por dentro desta negociação e farão a “chamada a cumprir”os compromissos.

23. Agende as montagens com tempo
Você deve certificar-se de que há tempo suficiente para a instalação de cada coisa. Se você está alugando um local e vai trazer ajuda de fora, pergunte: “Quanto tempo antes as pessoas podem vir para arrumações e para definir as coisas?”  - Preston Bailey, autor de “Casamentos e Fantasias” recomenda que se faça no dia anterior, ou, no mínimo, muito antecipadamente  no dia do casamento, antes do início do evento.

Uma hora antes do casamento não deve ter mais nada a ser montado, testado e/ou instalado

24. Saiba mais sobre licença de casamento
Você pode verificar os requisitos de licença de casamento no civil e no religioso.
CIVIL – Solteiros
: cédula de identidade de ambos os noivos e certidão de nascimento de ambos os noivos; Divorciados: cédula de identidade de ambos os noivos e certidão de casamento com averbação de divórcio;  Viúvos: cédula de identidade de ambos os noivos;certidão de casamento do primeiro casamento; certidão de óbito do cônjuge falecido; Se você quer ir sozinho ao cartório para dar entrada no seu casamento temos a solução para você! Faça todos os documentos do casamento e apenas um dos noivos poderá levar tudo pronto para dar entrada no cartório, desta forma, os noivos só precisam  comparecer no dia do casamento!
Cada religião tem suas próprias regras, por isso procure a secretaria de sua igreja e se informe a respeito. Abaixo citamos o que é costume ser pedido aos noivos na igreja católica: Xerox da cédula de identidade (RG) dos noivos e padrinhos – Certidão de batismo do noivos – Certidão de óbito, caso um dos noivos seja viúvo(a) – Protocolo do processo civil
Pagamento da taxa na igreja. Além de apresentar a documentação necessária, os noivos devem fazer um curso onde será apresentado a importância da religião e da família. Caso um dos noivos não seja batizado, o batismo poderá ser feito no dia do curso.
Para casamentos fora da comunidade, como em chácara, sítio ou mansão é importante procurar saber se o padre está autorizado para realizar casamento em diligência e disponível para o evento.
Importante: Antes de tomar qualquer providência consulte a igreja de sua comunidade. Procure já ir providenciando sua certidão de batismo, pois pode levar meses para encontrá-la caso você case em Estado diferente do qual foi batizado.

Depois de decidir onde vai casar procure saber detalhadamente os documentos em cada caso

25. Passar por cima de regras básicas
Esteja preparado! Pergunte na casa de culto ou site onde você vai casar se existe uma lista de restrições (se houver). Por exemplo, a fotografia com flash ou ombros nus proibidos? Ou, se você está trocando votos ao ar livre, você está autorizado a plantar estacas da barraca no gramado? (que muitas vezes é um não-não)…

Avalie e tenha sempre alternativas

26. Classifique as prioridades e distribua o seu dinheiro
Orçamentos de casamento são todos idênticos. Comece o seu planejamento orçamentário, fazendo uma lista dos detalhes cruciais, como a música, o seu vestido de casamento, os convites, as flores, o fotógrafo e atribua um número a cada um – de 1 a 3 sendo os 1 os mais importantes e os 3 sendo os menos. Invista seu dinheiro em todos os seus números 1 e va colocando nos 2 e por último nos 3  - no caso, ali poderá cortar bem mais. Por exemplo, se um vestido de designer e comida fabulosa são o que realmente importa para você, você podeá ter que escolher os convites mais simples e arranjos florais menores…

Priorize, estabeleça e persiga o plano

27. Dê atenção  aos convidados 
Certifique-se de que seus convidados podem ver e ouvir as cerimônias. Se as pessoas se sentam mais de 15 filas a partir do altar da cerimônia ou do “pódio”, considere alugar um microfone e um pedestal. Você vai precisar coordenar a instalação e o espaço da cerimônia, para colocar as pessoas em lugares estratégicos de importância.

Deixe aos cerimonialistas essa tarefa mas exija um plano e um desenho de como será.

28. Chek list completo
Assim como a coordenadora de casamento, tenha também com você em uma folha todos os contatos até o de emergência no dia do seu casamento. Mantenha o papel com os nomes e números de telefone de todos os seus fornecedores – pode ser útil em caso de seu motorista de limusine se perder ou se você decidir que você gostaria que o seu fotógrafo mudasse algum plano, enfim…

Permaneça com o controle e saiba que a festa é sua.

29. Ligue para “polícia da moda”
Não vá às compras do vestido de noiva na sua cidade (se for pequena) – ali todos os vestidos vão começar a parecer o mesmo depois de um tempo e será mais difícil lembrar qual estilo você realmente amou. Mas tenha cuidado com quem vai levar com você. Se sua mãe ou irmão não podem ir junto, peça a uma amiga que seja verdadeiramente honesta. Este é o momento em que você realmente precisa saber qual o vestido vai ficar melhor.

Estabeleça uma regra – “será como eu posso pagar e como eu quero que seja”

30. Seja realista com o seu Tempo
Quando chega no último mês para o casamento (e quando você está particularmente atormentada) precisa olhar para a sua longa lista de afazeres e cortar três coisas. Sim, cortar três coisas. As coisas não importantes que você simplesmente não tem como fazer –  como escolher uma música que está difícil  ou confirmar os detalhes finais com todos os seus fornecedores… Elimine apenas as 3 tarefas como pintar as latas para colocar no carro, ou assar biscoitos para todos os sacos de bem-vindos…. Se isso não existir não terá a menor importância – Se alguém fizer, legal… senão, apenas esqueça.

Faça uma promessa de não pensar sobre isso novamente.